JOKESIN APURAHAJÄRJESTELMÄN TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Journalistisen kulttuurin edistämissäätiö sr.
Y-tunnus: 1458216-0

Postiosoite: Siltasaarenkatu 16 00530 Helsinki

 

  1. Rekisterin nimi

Jokesin apurahajärjestelmä.

 

  1. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii säätiön asiamies Anna Kähkönen

Sähköpostiosoite on (toimisto@jokes-saatio.fi).

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi  ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta, työryhmän jäsenistä, hakijan suosittelijoista. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta.

Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan käyttäytymisestä apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.

Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen.

Apurahojen arvioijien tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen arvioijan suostumukseen.

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus jätetään käsittelemättä. (Art.3e).

  1. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja  käsittelevät säätiön asiamies, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät sekä tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

Myönnetyistä apurahoista voidaan jakaa tietoja ennen päätösten julkistamista Journalistiliiton virkistystipendien myöntäjille sekä sellaisille apurahanmyöntäjille, jotka jakavat apurahoja samoihin tarkoituksiin.

  1. Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot

  • Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia jossain vaiheessa elinkaarta. Jos käyttäjätunnus havaitaan käyttämättömäksi, järjestelmä ilmoittaa siitä ylläpitäjälle ja hakemus poistetaan 10 vuodessa.

Keskeneräiset hakemukset

  • Hakija voi itse poistaakeskeneräiset hakemukset.
  • Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset, kun niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta, viimeistään vuoden kuluessa haun päättymisestä.

Ei myönnetyt hakemukset

  • Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset, kun niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahamyöntöjen tai tilastoinnin kannalta, viimeistään viiden vuoden kuluessa haun päättymisestä.

Hakemusten liitteet

  • Säätiö poistaa myönnettyjen hakemusten liitteet, kun apurahan käyttö on säätiön edellyttämällä tavalla raportoitu, eikä hakemuksia tarvita tutkimustarkoituksiin.

Myönnetyt apurahat

  • Säätiö poistaa myönnetyjen hakemuksien myöntötiedot, mukaan lukien arviointitoedot, kymmenen vuoden kuluttua apurahan myöntämisestä.

Maksatustiedot

  • Tietoja säilytetään tarpeellisen ajan huomioon ottaen viranomaisilmoitukset ja mahdolliset tilintarkastukset. Maksatus tiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua apurahan myöntämisestä.

Selvitystiedot

  • Tietoja säilytetään pitkäaikaisesti tilastointitarkoituksessa.

Apurahajärjestelmän viestit

  • Apurahahkemukseen liittyvät viestit poistuvat, kun hakemus poistetaan järjestelmästä
  • Muut viestit poistetaan viiden vuoden välein.

 

  1. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Käyttäjien käyttäjätunnukset

Pääset apurahan hakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun.  Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset – Henkilötiedot

Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä.

Sinulla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.

Sinulla on oikeus peruuttaa hakemus ( Art. 13 b), jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä. Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itsellesi.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

  1. Tietojen luovutus

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle.

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.

Tieto kaikista myönnetyistä apurahoista luovutetaan Kopiostolle.

Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.

Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille. Säätiö voi luovuttaa myönnettyjen apurahojen hakemuksia ilman henkilötietoja tutkimustarkoituksiin.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.