Jokes stipendieansökningssystem
1. Registerupprätthållare
Namn: Stiftelsen för befrämjande av journalistisk kultur rs
FO-nummer 1458216-0
Postadress: Broholmsgatan 16, 00530 Helsingfors
2. Registrets namn
Jokes stipendieansökningssystem
3. Registerupprätthållarens kontaktperson
Som kontaktperson fungerar stiftelsens ombudsman Anna Kähkönen
e-postadress: toimisto@jokes-saatio.fi
4. Syfte och grund för behandling av personuppgifter
De insamlade personuppgifterna används för behandling av stipendieansökningar, för att hålla kontakt, samt för att möjliggöra uppföljning och utveckling av den elektroniska tjänsten. I registret sparas uppgifter givna i stipendieansökningar, uppgifter som hänför sig till utbetalning av beviljade stipendier, samt uppgifter som hänför sig till forskningens eller projektets framskridande och slutrapport.
I systemet samlas kontaktuppgifter för den som ansöker om stipendium, för arbetsgruppens medlemmar och för referenspersoner.
Därtill samlas uppgifter för utbetalning av stipendier/bidrag, uppgifter om den sökandes beteende på stipendieportalen, samt tekniska uppgifter som hänför sig till användningen, som logguppgifter. Dessutom sparas den registrerades och registerupprätthållarens inbördes kommunikation i systemet.
Uppgifter om den som söker stipendium sparas och behandlas på basis av den sökandes medgivande. Uppgifter om personer som bedömer stipendier sparas på basis av bedömarnas medgivande.
För att ansökan ska godkännas för behandling krävs att den sökande fyller i sina personuppgifter på ansökningsblanketten och i bilagan. Om fullständiga personuppgifter inte ges lämnas ansökan obehandlad. (Art.3e).
5. Grupper som mottar personuppgifterna
Personuppgifterna hanteras av stiftelsens ombudsman, av de av stiftelsen utsedda bedömarna, av personerna som ger tekniskt stöd, av bokföringsbyråns utsedda användare samt av revisorerna. Uppgifter visas endast i den omfattningen som är nödvändigt för mottagarens åligganden.
Uppgifter om beviljade stipendier kan ges till dem som beviljar Journalistförbundets rekreationsstipendier, samt till dem som beviljar stipendier för samma ändamål, innan besluten getts offentlighet.
6. Skydd av registret
Användning av registret kräver personligt användarnamn. Huvudanvändaren beviljar också användarnas behörighetsnivå. Ett personligt lösenord krävs för att logga in på systemet. Användning och inloggning på registret övervakas.
Uppgifterna samlas på tjänstens databaser som är skyddade med brandmur och annan teknik. Databaserna finns i låsta och bevakade lokaler. Endast vissa på förhand utsedda personer har tillgång till uppgifterna.
7. Förvaringstiden för personuppgifterna
Användarnas användarnamn och därtill hörande personuppgifter
- Användarnamnen bevaras om användaren i något skede gör en ansökan. Systemet meddelar upprätthållaren om användarnamnet inte används och ansökan tas bort efter 10 år.
Ansökningar som lämnats på hälft
- Den sökande kan själv ta bort ansökan som lämnats på hälft.
- Stiftelsen tar bort ansökningar som lämnats på hälft när det inte längre finns orsak att bevara dem, senast ett år efter att ansökningstiden gått ut.
Ansökningar som inte beviljats
- Stiftelsen tar bort ansökningar som lämnats på hälft när de inte längre behöver sparas för beviljandet av stipendium eller för statistikföring, senast fem år efter att ansökningstiden gått ut.
Bilagar till ansökningarna
- Stiftelsen tar bort bilagor till beviljade ansökningar då användningen av stipendiet har rapporterats enligt stiftelsens uppställda krav och då ansökan inte längre behövs för forskningsändamål.
Beviljade stipendierna
- Stiftelsen tar bort uppgifterna om beviljat stipendium inklusive bedömningskriterier tio år efter stipendiets beviljande.
Uppgifter om utbetalning
- Uppgifterna sparas i erforderlig tid med beaktande av meddelanden till myndigheter och eventuella revisioner. Uppgifter om utbetalning tas bort tio år efter att stipendiet beviljats.
Uppgifter om utredning
- Uppgifterna sparas på lång tid i statistikföringssyfte
Meddelanden i stipendiesystemet
- Meddelanden i anslutning till stipendieansökan försvinner när ansökan tas bort från systemet.
- Andra meddelanden tas bort med fem års mellanrum.
- Den registrerade rätt att komma åt sina egna uppgifter
Användarnas användarnamn - Du kan som stipendieansökare/erhållare logga in och se alla uppgifter som du skrivit in i registret genom att öppna ansökningsblankettens förhandsvisning. Du kan se och ändra dina personuppgifter genom att välja Inställningar – Personuppgifter. (Asetukset – Henkilötiedot).
- Du har rätt och skyldighet att korrigera felaktiga uppgifter. Om du har härtill hörande önskemål eller frågor kan du vända dig till stiftelsens ombudsman med ett meddelande i systemet.
- Du har dock inte rätt att granska uppgifter om bedömning av inlämnade ansökningar, och inte heller uppgifter insamlade för statistik.
- Du har rätt att annullera en ansökan (Art. 13 b) med påföljden att din ansökan inte bedöms. Om beslut redan har fattats om ansökan kan uppgifterna inte helt avlägsnas från systemet. Du kan ta tillvara din ansökningsblankett från systemet i elekronisk form som pdf.
- Du har rätt att göra en reklamation till övervakningsmyndigheter, om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt.
- Överlåtande av uppgifter
Uppgifterna om utbetalande av stipendium till naturlig person ges till Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt och Skatteförvaltningen.
Uppgifter om alla beviljade stipendier överlåts till Kopiosto. - Stipendiemottagare och summor samt möjligtvis en sammanfattning av forskning/projekt publiceras på stiftelsen webbplats och i årsberättelsen. Stiftelsen kan överlåta uppgifter till annan beviljare av stipendier/bidrag. Stiftelsen kan för forskning överlåta ansökningar för beviljade stipendier utan personuppgifter.
- Överförande av uppgifter utanför EU eller ETA
Inga uppgifter förs utanför EU eller ETA.